El éxito de un evento social no solo radica en la organización y la logística, sino también en la adecuada convocatoria de los invitados. En este sentido, el tiempo de envío de las invitaciones juega un papel crucial para asegurar la asistencia y el disfrute de todos.
El protocolo dicta que el tiempo ideal para enviar las invitaciones dependerá del tipo de evento y la formalidad del mismo.
GUÍA PARA ENVIAR LAS INVITACIONES
A continuación, te compartimos una guía general que te ayudará a tomar la mejor decisión:
Bodas y eventos formales
Con 3 a 4 meses de antelación. Este es el rango de tiempo ideal para bodas y eventos de gran magnitud. Permite a los invitados planificar con suficiente tiempo su asistencia, considerando posibles viajes, alojamiento y compromisos previos.
Fiestas y eventos semi-formales
De 6 a 8 semanas de antelación para que los invitados reserven su agenda y confirmen su asistencia a reuniones familiares o eventos de trabajo.
Reuniones informales y eventos casuales
El tiempo ideal para enviar las invitaciones es de 2 a 3 semanas de antelación.
CONSIDERACIONES ADICIONALES
Si el evento se acerca a días festivos o temporadas altas, como Navidad o fin de año, es recomendable enviar las invitaciones con mayor anticipación, previendo posibles contratiempos con viajes y disponibilidad.
En cambio, si el evento se celebra en una ciudad diferente a la de residencia de los invitados, es importante enviar las invitaciones con más tiempo, considerando el tiempo de traslado y la logística.
En caso de que la lista de invitados incluya personas con agendas ocupadas o que viven en el extranjero, es recomendable enviar las invitaciones con el mayor tiempo posible.
RECOMENDACIONES ADICIONALES
Para que tus invitados se sientan agradecidos y extasiados con la invitación al evento sigue estas recomendaciones:
Las invitaciones físicas, ya sea por correo postal o entrega en mano, siguen siendo la opción más formal y elegante.
La invitación debe incluir la fecha, hora, lugar, código de vestimenta y datos de contacto para confirmar asistencia.
Incluye un RSVP (Responda Si Puede) para tener un estimado del número de asistentes.
La presentación de la invitación es importante. Puedes personalizarla con un diseño acorde al evento y al estilo personal.
INVITACIONES DEMASIADO TARDE
Si envías las invitaciones demasiado tarde, es posible que tus invitados ya tengan otros compromisos y no puedan asistir a tu evento.
Además, enviar las invitaciones con poco tiempo de anticipación puede dar la impresión de que no estás organizado o que no te importa que tus invitados asistan.
Recuerda que el objetivo principal es que tus invitados reciban la invitación con suficiente tiempo para planificar su asistencia y disfrutar al máximo del evento. Un envío oportuno y una invitación bien diseñada son la clave para una convocatoria exitosa.